Provisions of Internal Control System in Banking Transaction

0
2783
internal control system in banking transation

What is Internal Control System? के हो आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली?

कुनै पनि संस्थाभित्रको वित्तीय तथा आर्थिक पक्षमात्र नभई , प्रशासनिक पक्ष, प्राविधिक पक्ष, कानुनि पक्ष, भौतिक पक्ष लागायत समग्र पक्षको चेक जाँच गरि संस्थाको लक्ष्य र उदेश्य प्राप्ति गर्न बैंककै कर्मचारीहरुद्वारा गरिने परिक्षणलाई आन्तरिक नियन्त्रण भनिन्छ। यो व्यवस्थापनको एउटा औजार मानिन्छ। यसले संस्था भित्र check and balance कायम गर्ने काम गर्छ। आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संस्थाको समग्र उदेश्य र उपलब्धिमा भएका गल्ति तथा कमजोरीहरु पत्ता लगाई सुधार्न मद्दत गर्छ। समग्रमा आन्तरिक लेखापरिक्षण र आन्तरिक चेकजाँचको समस्टिगत रुप नै आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली हो।

The internal control system is the examination of financial, administrative, technical, legal and physical aspects of an organization done by the internal employees to maintain the standard and meet the organizational goal and objectives. Internal control is also called a tool of management. It helps to maintain the check and balance in an organization. Basically, internal control is a combination of internal audit and internal check. 

Internal Control System = Internal Audit + Internal Check

Why Internal Control System?

  • To achieve the overall goal of an organization
  • To maintain efficiency and effectiveness of an organization
  • To know whether or not resources are utilized effectively

Components /Elements of Internal Control

  1. Internal Audit
  2. Internal Check

Similarities Between Internal Audit and Internal Check

  • यी दुवै Internal Control System को Components हरु हुन्।
  • दुइटैले आर्थिक गतिविधिका अलावा अन्य गतिविधिको बारेमा निरीक्षण/परिक्षण गर्छ।
  • दुइटैले संस्थामा Cost बढाउनुका साथ साथै Efficiency पनि ल्याउछ।
  • दुइटैले संस्थामा हुन सक्ने गल्ति/ कमजोरी/ छलकपट समयमानै समाधान गर्न सहयोग गर्छ।
  • दुईटैले संस्थाको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई अझ मजबुत बनाउछ।

Differences

Internal AuditInternal Check
Internal Audit Accounting सकिएपछि मात्र गरिन्छ। Internal Check कारोबार संग संगै गरिन्छ।
Internal Audit तेस्रो पक्षले गर्ने परिक्षण हो। Internal Check भनेको कामको Segregation मात्र हो।
Internal Audit detective Nature को हुन्छ। Internal Check preventive Nature को हुन्छ।

Types of Internal Control

  1. Preventive Internal Control
  2. Detective Internal Control

Preventive Internal Control भनेको पहिले नै नीति निर्माण गरेर त्यस अनुरुप कर्मचारीलाई कार्यन्वयन गराइन्छ। नीति निर्माण अन्तर्गत Policy Development, Delegate Authority, Job Rotation, Job Segregation, Setting Standard पर्दछन।

Detective Internal Control भनेको बनाइएको नीति नियाम अनुसार काम भयो या भएन त्यस अनुसारको चेकजाँच गरिन्छ। यो Preventive Internal Control भन्दा बढी प्रयोगात्मक हुन्छ।

Provision of Internal Control System in Banking Transaction

1) Policy Level Provision (नीतिगत व्यवस्थाहरु)

  • बैंक तथा वित्तीय संस्थाहरु BAFIA अनुसार चल्नु पर्छ।
  • बैंक तथा वित्तीय संस्थाहरुले NRB ACT, NRB Unified Directive अनुसार चल्नु पर्छ।
  • बैंकको आफ्नै Internal Manual, Internal Policies, Bank Manual हरु हुन्छन।
  • Corporate Governance पालना गर्नुपर्छ।

2) Organizational Provisions  (संस्थागत व्यवस्थाहरु)

  • BoD
  • ALCO – Assets liability committee
  • LPMC – Loan portfolio management committee
  • Internal audit divisions
  • Compliance divisions
  • Risk management divisions
  • Risk management committee
  • Corporate governance management committee
  • Audit committee

यस्ता धेरै किसिमका संस्थागत व्यवस्थाहरु हुन्छन जसले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा सहयोग पुर्याउछ।

3) Other Provisions  (अन्य व्यवस्थाहरु )

  • 4 eyes concept – provisions of maker and checker
  • 3rd eyes views-  auditing
  • Timely transfer
  • Job rotation
  • CCTV surveillance – have to keep at least 90 days of back up as per NRB directive
  • Antivirus in computer systems
  • Security mechanism
  • Performance evaluation
  • Set the standard for deposits, income, credit and non-funded business are maintained for employees
  • Timely reporting
  • Timely reconciliation
  • Gate pass
  • Separate staff for ordering, checking, receiving and paying.

यस्ता धेरै किसिमका अन्य व्यवस्थाहरु हुन्छन जसले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा सहयोग पुर्याउछ।

Questions 

Q) Explain why internal check plays a crucial role in the bank and financial institutions?

(आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको कसरि बैंक तथा वित्तीय संस्थामा महत्वपूर्ण भूमिका खेल्छ। उल्लेख गर्नुहोस।)

Q) Explain the provision of the internal control system in banking transaction.

(बैंकिङ कारोबारमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको व्यवस्था बारे उल्लेख गर्नुहोस।)